Konsep berubah dalam Manajemen

KONSEP BERUBAH DALAM MANAJEMEN

A.    Faktor Pendorong Perubahan

1.      Lingkungan Eksternal

Meliputi : tingkat persaingan, politik, ekonomi, kekuatan global, demografik, sosial, teknologi, konsumen

2. Lingkungan Internal

Meliputi : silus kehidupan produk, pergantian pimpinan, ketersediaan sumber daya internal, konflik

B.     Penolakan Terhadap Perubahan (Robbins), yaitu :

1.      Penolakan Individual: kebiasaan, kepastian, ekonomi, perasaan takut terhadap hal hal yang tidak diketahui, pemrosesan informasi secara selektif.

2.      Penolakan Organisasi: inersia struktural, fokus perubahan yang terbatas, inertia kelompok, ancaman bagi ekspertis, ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang sdh mapan dan alokasi sumber daya yang ada

C.     Teori Perubahan, menurut :

1.      Theory E. (An Economic Approach) perubahan cepat dan dramatik meningkatkan shareholder value seperti cost cutting, downsizing, asset sales

2.      Theory O. (An Organizational Capabilities Approach). Penciptaan kinerja tinggi melalui kekuatan budaya dan kapabilitas karyawan, seperti tingkat partisipasi karyawan tinggi, struktur organisasi flat

D.    Proses perubahan (Lewin)

1.      Pertama, mencairkan: mengurangi kekuatan untuk mengurangi status quo, menciptakan kebutuhan akan perubahan, meminimalisasi tantangan terhadap perubahan seperti memberikan masalah proaktif – orang butuh berubah

2.      Kedua, memindahkan: mengembangkan perilaku, nilai dan sikap yang baru

3.      Ketiga, membekukan kembali: memperkuat, mengevaluasi, membuat modifikasi konstruktif

E.     Konsep perubahan

1.      First order change : berlangsung terus menerus & bukan perubahan besar bagi keseluruhan organisasi

2. Second order change: perubahan radikal semua organisasi

F.      Karakteristik agen perubahan (Wireman, 1998)

1.      Kreatifitas – visi mendorong adanya pemikiran masa depan

2.      Keteguhan hati – mengakui apa yang terjadi di masa lalu & mampu melihat perbedaannya

3.      Visibilitas – kemampuan untuk melihat & memberikan dukungan terhadap ide & tindakan seseorang

4.      Ketekunan – kesabaran & kamantapan usaha yang dibutuhkan untuk mencapai hasil

5.      Dorongan motivasi – tidak pernah mundur & menyerah apa yang telah dilakukan & selalu mendorong pada peluang ke depan

G.    Skills for Agent of Change

1.      Interpersonal communication skills example listening, emphaty

2.      Theory based problem solving capabilities example have knowledge about theory, method, and capability to adjust them with organization reality

3.      Educational skills

4.      Self awareness: understand need and motivate of people

H.    Kegagalan Perubahan

1.      Manajer tidak menguasai prinsip manajemen perubahan

2.      Manajer tergoda pada “solusi mudah” dan “perbaikan cepat”

3.      Manajer tidak menganggap penting aspek budaya dan kepemimpinan dalam perubahan

4.      Manajer mengabaikan aspek manusia dalam mengelola perubahan

I.       Resistensi terhadap perubahan

1.      Ketakutan karena ketidakpastian

2.      Mengganggu kebiasaan

3.      Faktor ekonomi

4.      Takut mengalami kegagalan

5.      Beban kerja berlebihan

6.      Hilangnya status atau keamanan kerja

7.      Tidak memahami manfaat perubahan

8.      Menimbulkan ketidak puasan

9.      Menggoyang kemapanan

10.  Membongkar ketidak beresan

11.  Membawa resiko kerugian

12.  Mengundang kerawanan baru

13.  Menyakitkan perasaan

14.  Menghilangkan keuntungan

15.  Mengancam kekuasaan

16.  Menghancurkan kesepakatan

10 langkah praktik perubahan

1.      Membuat perasaan genting

2.      Menggerakan komitmen melalui diagnosis bersama atas permasalahan

3.      Membuat sebuah koalisi

4.      Mengembangkan sebuah visi bersama

5.      Komunikasikan visi: cara-sederhanakan, gunakan berbagai forum, pengulangan, dan keteladanan

6.      Bantulah karyawan untuk membuat perubahan

7.      Buatlah kemenangan jangka pendek- produk baru

8.      Konsolidasikan yang didapat dan hasilkan lebih banyak perubahan

9.      Tentukan cara baru dalam melakukan segala hal dalam budaya perusahaan

10.  Kontrollah kemajuannya & sesuaikan visi saat diperlukan

J.       Bagaimana SDM menciptakan budaya partisipasi & keterlibatan karyawan

1. Berikan pendidikan tentang rencana bisnis kepada semua karyawan
2. Berikan cukup waktu, perencanaan & sumberdaya saat transisi & keterlibatan karyawan
3. Libatkan serikat pekerja bila ada
4. Libatkan karyawan dalam merencanakan & menerapkan sistem operasional baru & dalam memilih pemasok
5. Berikan pelatihan dalam menggunakan teknologi baru
6. Jalin hubungan komunikasi antara karyawan – pemasok
7. Libatkan karyawan dalam menilai efek dari teknologi baru pada kesehatan & keamanan mereka
8. Gunakan IT

Cara merubah budaya perusahaan

1.      Jelaskan kepada karyawan anda tentang apa yang anda perhatikan, ukur, dan kendalikan

2.      Berikan reaksi yang tepat terhadap kejadian kritis dan krisis organisasi

3.      Buatlah keteladanan, ajarkan, dan bimbinglah nilai nilai yang ingin anda tekankan

4.      Komunikasikan prioritas anda dengan cara mengalokasikan penghargaan dan status.

5.      Buat prosedur dan kriteria SDM anda secara konsisten dengan nilai yang anda pegang

K.    Solusi atas penolakan perubahan

1.      Komunikasi

2.      Partisipasi

3.      Jaminan

4.      Alasan yang tepat / kepastian

5.      Negosiasi

6.      Reward

7.      Penggunaan kekuatan

L.     Reactions to Change

1.      The rank and file

a.       Conservers: disiplin dan terorganisasi; kecenderungan perubahan mempertahankan struktur saat ini; senang dengan prediksi; mungkin cenderung terhadap inflexible; fokus pada rincian dan rutin; dan praktek yang stabil

b.      Pragmatists: praktikal, agreeable and flexible; lebih fokus pada hasil; operasionalnya sebagai mediator dan katalisator; keterbukaan pada argumen; pendekatan lebih pada level menengah; dan lebih pada orientasi tim.

c.       Originators: cenderung tidak disiplin, tidak terorgaisasi, spontan; senang resiko dan ketidakpastian; sebagai visioner dan sistematis dalam berpikir

2.      The resisters

a.       Selalu mencoba menjawab pertanyaan” Where and how will change create pain or loss in the organization

b.      Mengidentifikasi orang yang kehilangan sesuatu dan mencoba mengantisipasi bagaimana mereka akan meresponnya

c.       Komunikasikan kenapa potensi penolak perubahan

d.      Membantu resisters menemukan peran baru

e.       Mengingat bahwa kebanyakan orang menolak perubahan karena kehilangan kontrol

3. The change agents

a.       Mengartikulasikan kebutuhan perubahan

b.      Orang harus menerima messenger sebelum mereka menerima pesan

c.       Melihat dan mendiagnosa masalah dari perspektif audien

d.      Memotivasi orang untuk berubah

e.       Bekerja melalui orang lain dengan menterjemahkan kedalam tindakan

f.       Mengadopsi inovasi

g.      Mempercepat perubahan perilaku sendiri

M.   Stages in Reaction to Change

1.      Shock: unsafe, unable to act, much less take risks, productivity drops

1. Perubahan proses kerja melalui melihat peluang untuk peningkatan
2. Memberikan karyawan kesepakatan waktu untuk belajar sesuatu yang baru dan sepakat dengan situasi baru
3. Menggunakan tujuan yang ketat dan usaha yang kuat
4. Turun ke bawah

2.      Defensive retreat: angry

a.       Menjaga agar retreater berada pada tim

b.      Menyediakan tempat untuk konseling/jalan keluar

3.      Acknowledgment

a.       Menanyakan “how do you feel about this”?

b.      Membangun kekompakan kelompak pada tahap sebelumnya

c.       Membantu orang mencoba sesuatu yang baru – mengambil beberapa resiko. “What could we do about this”?

4.      Acceptance and adaptations

1. Menjaga pekerjaan berada kelompok yang dinamis
2. Mencoba memahami apa yang dibutuhkan tiap orang.
3. Menggerakan fokus dari perasaan ke tindakan
4. Menyediakan “outplace” individu yang tidak bisa fit pada situasi baru

Elis Hariana....Komunikasi Organisasi..

KOMUNIKASI ORGANISASI

                                                                                             by : Elis Hariana(A01001419) 2C

A.     Definisi Komunikasi

Secara sempit komunikasi diartikan sebagai pesan yang dikirimkan seseorang kepada satu atau lebih penerima dengan maksud sadar mempengaruhi tingkah laku penerima.Dalam konteks ini,setiap bentuk komunikasi setidaknya ada dua orang ataulebih yang saling mengirimkan lambang yang memiliki makna tertentu.Lambang tersebut bisa bersifat verbal dalam bentuk kata-kata atau berupa ungkapan nonverbal seperti ekspresi atau ungkapan tertentu dan gerakan tubuh.Sedangkan dalam arti luas komunikasi dideskripsikan sebagai setiap bentuk tingkah laku seseorang baik verbal maupun nonverbal yang ditanggapi orang lain.Komunikasi tidak hanya sekedar wawancara,namun setiap bentuk tingkah laku mengandung ungkapan tertentu yang mengisyaratkan makna tertentu dari proses kominakasi.Ungkapan senada disampaikan oleh Ross (1974) “ a transaction process involving a cognitive sorting,selecting,and sending of symbols in such a way as to help a listener elicit from his own mind a meaning or response similar to that intended by communicator”.

B.     Komunikasi organisasi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Gambar di atas ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putus-putus

melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubungan-hubungan

itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal. Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

C.     Proses Komunikasi Organisasi

1.      Komunikasi Internal

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan,

dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan

vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]

[lihat skema Internal Audience]

Dua dimensi komunikasi internal:

a)      Komunikasi vertikal : Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

" Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]

" Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihat contoh skema]

Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan].

b)       Komunikasi horisontal

Komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.

Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

c)      Komunikasi Diagonal

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

2.      Komunikasi Ekternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience].

v  Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau

majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll

v  " Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

To meet the challenge in the workplace today requires.

Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi

# Service Focused ! berpikir pada pelayanan

# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan

# Facilitative [media saluran/pendukung]

# Forward Thinking ! berpikir kedepan

# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]

# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

D.     Cara Pimpinan Berkomunikasi

Pimpinan berkomunikasi dalam beberapa cara berikut : menyampaikan,menjual,berperan-serta,mendelegasikan,mendengar,memberikan dan menerima umpan balik.

v  Menyampaikan,menjual,berperan-serta,dan mendelegasikan

Hersey dan Blanchard (1977) menggunakan teori kepemimpinan situasional untuk menggolomhkan dan menjelaskan kata kerja aktif dari tiap bentuk perilaku pemimpin.

v  Mendengar

Mendengar membutuhkan kemampuan untuk menyesuekan diri dengan orang lain,lingkungan dan mengartikan pesan yang terkatakan dan tidak terkatakan( La Monica 1979),Davis(1981) menyatakan bahwa mendengar (hear) menggunakan telinga tetapi mendengarkan (listen) adalah proses pemikiran.

v  Memberi dan Menerima umpan balik

Wang dan Hawkins (1980) menyatakan bahwa komunikasi yang efektif membutuhkan umpan balik.Tujuan umpan balik adalah meningkatkan pengertian bersama tentang perilaku,perasaan dan motivasi,memfasilitasi pengembangan hubungan yang saling percaya dan terbuka di antara manusia dan memberikan informasi tentang efek perilaku seseorang pada orang lain(La Monica 1979).

E.      Hambatan Komunikasi

                             I.            " Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.

Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,jenis hambatan teknis dari komunikasi :

# Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas

# Kurangnya informasi atau penjelasan

# Kurangnya ketrampilan membaca

# Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

                           II.            " Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.TIDAK ADANYA hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

                        III.            " Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.

Menurut Cruden dan Sherman :

# Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.

Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,

perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

# Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.

Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi

Organisasi

Daftar Pustaka

1)Arwani.(2003).Komunikasi dalam keperawatan.EGC.Jakarta

2)Pace R. Wayne and Faules, Don F, Komunikasi Organisasi, ROSDA, Bandung 2000

3) Uchjana Effendi, Onong., Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya,Bandung 1992

4)Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam Organisasi, Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta.1985